Документооборот в государственном архиве: рассказываем о нюансах СЭД и СХЭД

Документооборот в государственном архиве давно начали переводить в электронный формат в соответствии с новыми регламентами и инструкциями. Есть требования к системам электронного документооборота (ЭДО) и хранения электронных документов в архивах госорганов. Со всеми нормативами и технологиями можно ознакомиться в рамках курса «Электронный архив». В материале рассмотрим основные особенности.

В чём разница между хранением электронных документов и электронным архивом

С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить трудовые затраты на обработку документов, сделать функциональнее систему классификации, анализа, создания и поиска документов. Но нужно различать понятия «электронный архив» и «хранение электронных документов».

Электронный архив представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных или электронных документов. Он создаётся с помощью программного обеспечения. Электронные копии документов помещаются в базу данных, но это не хранение, а лишь облегчение доступа. Сам электронный документ является полноценным документом, а не скан-копией бумажного.

Хранение электронных документов — это часть системы хранения документов организации, являющейся одним из основных процессов делопроизводства. Каждый бумажный или электронный документ должен храниться в течение установленных сроков и с соблюдением правил хранения.

В чём преимущества электронного архива и электронного документооборота

Электронный архив имеет аналогичные преимущества с электронным документооборотом. Вот четыре из них.

1. Электронные документы всегда доступны: их можно в любой момент переслать, распечатать, скопировать.
2. С электронными документами легко работать в режиме реального времени.
3. Документы легко найти и предоставить по требованию проверяющих органов.
4. Упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая 0% ставку НДС.

К документообороту в государственном архиве предъявляют особые требования.

Как правильно организовать электронный документооборот

Документооборот в государственном архиве подчиняется регламентам и требованиям ГОСТов и правовых актов. На их основе описываются правила рассмотрения, обработки, исполнения и хранения документов.

Главные нормы всех правовых актов, касающихся организации работы с документами в госорганах при организации внутренней деятельности, содержатся в сводном регламентирующем документе — «Типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота (СЭД) системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов» и утверждены приказом Федерального архивного агентства № 69 от 15.06.2020.

Включение, учёт, хранение и доступ к электронным документам и электронным копиям документов обеспечивает информационная система СХЭД.

К СХЭД предъявляют 7 обязательных требований:

1. Соответствие нормативным правовым актам РФ, устанавливающим требования к работе с документами в государственных органах.
2. Взаимодействие с иными государственными системами данных.
3. Формирование и предоставление сводной статистической отчетности и иной фактографической информации о документах, включенных в систему.
4. Обязательная аутентификация и управление доступом в СХЭД.
5. Обеспечение многокритериального поиска документов.
6. Обязательное использование электронной подписи ЭП.
7. Протоколирование всех действий пользователя системы.

Аналогичные принципы можно применять и в работе СЭД и СХЭД коммерческой организации.

Как хранить электронные документы

Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.

В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.

К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:

1. При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
2. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
   • создаваемые при включении документа в систему;
   • используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
   • образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
   • связанные с передачей на последующее хранение.

Системно-технические требования, такие как требования к информационной безопасности, надежности, интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД компания может разработать индивидуально.

Как передать электронные документы в СХЭД

Формат контейнеров ЭД определён типовыми требованиями. Это «zip-архив, включающий контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A».

Документы в организациях могут храниться и в других информационных системах, не подходящих под общие правила делопроизводства. Например, ERP. Для них нужно разработать дополнительные правила, по которым документы будут передаваться на хранение в СХЭД.

Как учитывать и хранить документы в СХЭД

Учёт электронных документов в СХЭД во многом аналогичен учёту бумажных документов. Спецификой обладают документы, типичные для госорганов (приказы, письма и т.п.).

В плане хранения СХЭД даёт следующие преимущества:

• резервного копирования электронных документов;
• проведения проверок наличия и состояния ЭД с использованием специальных программ проверки технического состояния электронных документов и фиксацией результатов проверок в соответствующих актах;
• конвертации и/или миграции электронных документов в новые форматы (особенно актуально, если документы нужно загрузить в стороннюю программу.

Использование ЭД, включенных в СХЭД предполагает:

• Предоставление постоянных и временных прав доступа к документам.
• Многокритериальный поиск.
• Формирование архивных копий, справок выписок.
• Учет использования электронных дел.

Специфических требований к документообороту в государственном архиве довольно много. Разобраться в них помогут курсы «Электронный архив».