Почему технические инструкции не читают и как это исправить
Технические инструкции применяют практически на каждом производстве. Но насколько часто сотрудники заглядывают в них? В первые рабочие дни? Когда произошла авария и нужно разобраться, что и почему? В остальное время отношение к инструкциям у большинства персонала может быть прохладным. Почему так происходит, рассказали в таблице 1.
Таблица 1. Почему не читают инструкции: 10 типичных причин
|
Типичный дефект |
Как это выглядит на практике |
Почему это плохо |
|
1. Сухой язык |
«Выполнить процесс согласно ППР-021.03.056.11. Приложение 4». |
Неясно, что именно делать. Рабочему нужно искать другой документ, а времени на это нет. |
|
2. Переусложнённость |
Страница из 40 строк текста без заголовков и схем. |
Глаз «тонет» в массиве текста. Снижается понимание и возрастает риск ошибок. |
|
3. Несоответствие реальности |
Написано «затянуть ключом с моментом 24 Нм», а на участке — только разводной. |
Инструкция игнорирует фактические условия. Рабочие начинают «делать как знают». |
|
4. Отсутствие логики |
«Запустить машину. Проверить масло. Подключить питание». Какой шаг первый? |
Нет понятной последовательности. Можно запустить оборудование без подготовки. |
|
5. Неудобный формат |
Текст А4 в Word распечатан и заламинирован. Никто не обновлял с 2014 года. |
Инструкция устарела. Её невозможно редактировать или быстро донести до исполнителей. |
|
6. Смешение разных процессов |
В одном документе и запуск, и техобслуживание, и аварии. |
Рабочий тратит время, чтобы найти нужную часть. Ошибается или игнорирует документ. |
|
7. Изобилие профессиональных терминов и аббревиатур |
«Подай 220 на БШП, потом проверь ВНП и не забудь про ЖПС.» |
Новичок ничего не поймёт. Даже опытный сотрудник может спутать действия. |
|
8. Расплывчатые формулировки |
«Слегка подтянуть», «осторожно запустить», «в разумных пределах». |
Неясные действия ведут к разночтениям. Каждый делает по-своему. |
|
9. Отсутствие обратной связи |
Невозможно понять, кто составил инструкцию, кому сообщить о проблеме. |
Документ не развивается. Ошибки повторяются, а улучшения никто не фиксирует. |
|
10. Нет визуальных ориентиров |
Нет фото, схем, стрелок. Только сплошной текст. |
Рабочему сложно понять, где находится нужный винт, кран или панель. |
В результате рабочие прохладно относятся серьёзно к написанному.
А это приводит:
· к потере контроля над качеством;
· устойчивому распространению ошибок;
· росту рисков (в том числе при проверках).
На этом фоне возникает потребность в принципиально другой культуре создания инструкций: когда документ — это рабочий инструмент, а не пустая формальность.
Что делает инструкцию читаемой
— подходы, язык, логика
На производстве зачастую читают не то, что «написано по ГОСТу», а то, что:
— можно быстро понять,
— удобно использовать,
— реально помогает в работе.
Это и есть ядро документации, которая эффективно работает.
Как создавать читаемые инструкции: три подхода
Подход 1: от задачи — к действию
Большинство плохих инструкций описывает не сам процесс, а содержат номенклатуру: термины, ответственность, ссылки на нормативку. А хорошая инструкция — это сценарий действий.
В таблице 2 показали на примерах разницу между номенклатурными и рабочими формулировками.
Таблица 2. Номенклатурные и рабочие формулировки
|
Как делать не надо |
Как делать надо |
Почему это важно |
|
«Оператор должен убедиться…» |
«1. Откройте крышку. 2. Осмотрите прокладку на наличие повреждений» |
Обязанности — это для должностной инструкции. Здесь нужен чёткий алгоритм действий. |
|
«Выполнить в соответствии с ППР-011…» |
«Нажмите зелёную кнопку "ПУСК" на панели. Убедитесь, что загорелся индикатор» |
Не отправляйте пользователя искать другой документ. Включите нужную информацию здесь. |
|
«Следует проконтролировать герметичность» |
«Проверьте, нет ли капель или потёков на соединении шланга и фланца» |
Слово «следует» размывает ответственность. Лучше конкретно указать, что и где смотреть. |
|
«Осуществить подачу воздуха» |
«Откройте вентиль подачи воздуха до упора (поз. 12 на схеме)» |
Глагол «осуществить» — это канцелярщина. Уточните, что и как делать физически. |
|
«Произвести визуальный осмотр узла» |
«Осмотрите вал: допустимый зазор — не более 1 мм, трещины недопустимы» |
Укажите критерии оценки. Без этого осмотр будет формальным. |
|
«При наличии постороннего шума…» |
«Если слышен шум — остановите станок и вызовите наладчика» |
Реакция должна быть чёткой и моментальной. Не заставляйте рабочего гадать. |
|
«Не допускается превышение давления…» |
«Контроль: давление — 6–8 атм. Если выше — нажмите “СТОП”» |
Не запрещайте — управляйте. Запрет без инструмента контроля бесполезен. |
|
«Согласно требованиям ТУ…» |
«Убедитесь, что температура не ниже 150 °C (по термодатчику слева)» |
Переводите нормативы в понятные действия на месте. |
|
«Рабочий обязан соблюдать меры безопасности» |
«Перед запуском: |
Без чек-листа безопасность останется в теории. |
Подход 2: одна инструкция — один процесс
Когда в одной «инструкции по эксплуатации» — и запуск, и остановка, и замена масла, и обучение новичка — работать с ней трудно.
Выделите отдельные процедуры, каждая из которых логически завершена (таблица 3).
Таблица 3. Как выделить процедуры в инструкции
|
Вид инструкции |
Пример заголовка |
|
Старт процедуры |
«Пуск линии формовки» |
|
Контроль параметров |
«Проверка температуры пресс-формы» |
|
Обслуживание |
«Замена смазки редуктора» |
|
Неисправности |
«Что делать, если не горит индикатор» |
Подход 3: выделите информацию, которую можно прочитать мгновенно
Рабочий не сидит с инструкцией в кресле — часто он стоит у станка, где иногда приходится принимать экстренные решения в срок до 30 и менее секунд.
Поэтому при составлении инструкций нужно соблюдать следующие правила:
- Абзацы — короткие.
- Каждый блок отделён от другого.
- Таблицы, нумерация, схемы — обязательны.
Как делать не нужно:
При эксплуатации пресса необходимо контролировать температуру нагрева, которая должна составлять от 165 до 175 градусов по Цельсию, в случае превышения значения произвести корректировку в панели управления и уведомить старшего смены.
Как следует сделать:
Температура нагрева пресса
· Норма: 165–175 °C
· Если выше:
— Остановить подачу материала
— Настроить панель: «Параметры → Темп»
— Сообщить мастеру
Подход 4: Используйте понятный и точный язык
Текст важно не просто упростить, а сделать однозначным в трактовке и понимании.
Примеры неоднозначностей:
- «Слегка подтянуть болт» — это сколько ньютон-метров?
- «На короткое время подать питание» — 3 секунды или 30?
Обязательно уточняйте такие моменты!
Как структурировать и визуализировать тексты
Инструкция должна точно описывать:
1. В каких случаях она применяется.
Например:
- «Применяется при пуске линии после простоя более 2 часов.»
- «Используется при плановой замене фильтра модели F-420.»
- «Для запуска оборудования в холодном состоянии (t < +10 °C).»
2. Что нужно сделать перед началом работы
Формулировка:
«Перед началом убедитесь, что у вас есть: …»
Например:
- «Ключ на 14, щуп 0.5 мм, перчатки, силиконовая смазка, ветошь.»
- «Подключено питание 220 В, подача сжатого воздуха, давление ≥ 6 атм.»
- «Паспорт изделия, журнал учета, рабочая инструкция.»
3. Пошаговый алгоритм
Цель: дать понятную, линейную последовательность действий. Один шаг — одно действие.
Формат:
- Сделай это
- Проверь это
- Перейди к следующему
Например:
1. Убедитесь, что индикатор «ГОТОВ» горит.
2. Нажмите зелёную кнопку «ПУСК».
3. Проверьте давление на манометре — должно быть 6–8 атм.
Совет! Избегайте «многоэтажных» шагов. Лучше 7 коротких, чем 3 длинных с вложенностью.
Хорошая пошаговая структура снижает ошибки, особенно у новых сотрудников или при работе в стрессовой обстановке.
4. Как контролировать результат
Цель: дать конкретные, измеримые признаки того, что операция прошла корректно.
Формулировка:
«Результат выполнения: …»
Примеры:
- «Загорелся зелёный индикатор "ГОТОВ".»
- «На выходе — ровный край, без заусенцев.»
- «Температура стабилизировалась на уровне 165–175 °C.»
Без признаков контроля оператор будет действовать «на глаз» — и не заметит отклонения.
5. Что делать, если что-то пошло не так
Цель: предусмотреть возможные отклонения и дать готовый сценарий действий.
Формулировка:
«Если … → тогда …»
Примеры:
- «Если давление выше 8 атм — нажмите “СТОП” и вызовите наладчика.»
- «Если изделие не выходит — проверьте зону выгрузки на наличие застреваний.»
- «Если мигает красный индикатор — выполните сброс (кнопка №4).»
Паника и стихийная импровизация действий при сбое = высокий риск ошибок. Готовая реакция экономит время и нервы.
Таблицы, схемы, фото: элементы, которые помогут сделать инструкцию информативнее
Инструкция не должна быть «сплошным полотном текста». Добавьте визуальные элементы: изображения, символы, блоки.
В таблице 4 привели форматы подачи, которыми можно «разбавить» инструкцию.
Таблица 4. Базовые форматы визуальной подачи для инструкций
|
Элемент |
Когда применять |
Пример |
Пояснение и советы по оформлению |
|
Чек-лист |
Для самопроверки, запуска, контроля, финальных осмотров |
▢ Давление в норме (6–8 атм) |
Должен быть кратким, с маркерами ▢. Лучше размещать рядом с оборудованием или на обучении. |
|
Таблица |
Для параметров, режимов, соответствий, сравнений |
Темп нагрева: норма 165–175 °C отклонение: >180 °C → «СТОП» |
Используйте, если нужно быстро сопоставить значения. Столбцы: «Норма / Отклонение / Действие». |
|
Фото |
Когда важны ориентация, положение, мелкие детали |
«Проверь вентиль слева от дисплея» (фото с выделением стрелкой и подписью) |
Фото должно быть контрастным, с указателями (стрелки, обводки). Лучше сопровождать подписями. |
|
Схема |
Для отображения движения, логики, соединений |
«Подача воздуха → фильтр → редуктор → клапан» |
Стройте по горизонтали. Обязательно используйте иконки или обозначения, если схема сложная. |
|
Блок «Если…» |
Для аварий, отклонений, нестандартных ситуаций |
«Если появился шум: — Нажмите “СТОП” — Проверь подшипник №2» |
Лучше выделять цветом или иконкой. Используйте шаблон: ЕСЛИ → ТО → КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ. |
|
Блок «Важно!» |
Чтобы подчеркнуть критические действия или требования |
«Важно: перед пуском обязательно проверь заземление!» |
Используйте маркеры, цвет (жёлтый/оранжевый фон), иконку «!». Этот блок должен быть кратким. |
|
Пошаговый список |
Для линейного процесса, последовательных операций |
1. Подключите питание 2. Нажмите кнопку «ПУСК» 3. Убедитесь, что загорелся индикатор |
Один шаг — одно действие. Числовая нумерация обязательна. Возможна вставка картинок между шагами. |
|
QR-код или ссылка |
Для видеоинструкций, обновлений, интерактивных форматов |
«Сканируй код — смотри видео по настройке» |
Важно: видео не заменяет инструкцию, а лишь дополняет. Укажите дату записи и номер версии. |
|
Инфографика |
Для сводных материалов, кратких маршрутов, ознакомительных инструкций |
«Техкарта запуска линии: 6 шагов с пиктограммами» |
Используется на плакатах, планшетах, обучающих досках. Делается дизайнером или в шаблоне PowerPoint. |
Где разместить инструкцию
Инструкцию можно:
- распечатать и заламинировать (разместить на рабочем месте);
- встроить в мобильное приложение;
- встроить в терминал или планшет.
Чем ближе инструкция к месту, где принимается решение — тем выше её ценность.
Рекомендуем
Начальник цеха/производственного участка. Технологии результативного управления цехом
Участники курса освоят современные методы организации производства, повышения результативности работы руководителя и вовлечённости персонала. Научатся оптимизировать планирование, контроль, материальные потоки, повышать производительность и снижать издержки. Освоят практики ЛИН, нормирование труда, системы оплаты, управление конфликтами и командой. Все инструменты сопровождаются практикумами и кейсами, что позволяет применять их сразу после обучения.
Технический писатель: создание технической документации
Программа курса направлена на подготовку специалистов в области разработки технической документации. Благодаря освещению в рамках курса самых актуальных теоретических вопросов технического писательства и закреплению навыков на практике, слушатели научатся писать технические тексты, следовать правилам и применять существующие стандарты документирования.
Смотреть все программы
Эффективное управление цехом и производственным участком промышленного предприятия
Смотрите также:
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.