Система электронного документооборота (СЭД): когда необходима и как выбрать

К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.

К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.

Когда электронный документооборот необходим

Пока электронный документооборот (ЭДО) не является обязательным требованием для всех компаний. Обязательная электронная отчётность 2022 году потребуется, например, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в электронном виде сдают бухгалтерскую отчётность компании, которые по законодательству обязаны вести бухучёт, налоговую отчётность по всем налогам — организации с численностью работников свыше 100 человек. Работодатели с численностью работников свыше 10 человек в электронной форме сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.

Но и в других областях переход на систему электронного документооборота довольно выигрышен. СЭД позволяет редактировать и хранить файлы, контролировать выполненную сотрудниками работу, в том числе и дистанционно — с помощью мобильного устройства.

Информация систематизируется в единый последовательный поток. Оптимизируются многие важные процессы, от заполнения типовых форм и различных отчётов до коммуникации, а количество ошибок сокращается вдвое благодаря функциям автоматизации, сводящих к минимуму человеческий фактор.

8 задач, которые позволяет решить СЭД

У системы электронного документооборота есть минимум восемь важных функций:

  1. Работать с любыми видами документации: офисными документами, отчётами, договорами, корреспонденцией, электронными письмами.
  2. Выполняет основные функции: регистрацию, учёт, контроль.
  3. Упрощает работу с документами. ЭДО содержит готовые шаблоны документов, также в нём можно создавать и свои.
  4. Удобно хранить файлы и управлять ими. СЭД — это своеобразный электронный шкаф, где хранятся документы. Бумажные документы можно отсканировать и сохранить в электронном виде. А индексация и фильтры позволяют оперативно найти любую необходимую документацию.
  5. Экономит время. ЭДО сокращает время различных рабочих процессов и процессов утверждения.
  6. Позволяет планировать бизнес-проекты.
  7. Повышается безопасность документооборота в процессах просмотра, утверждения и перемещения.
  8. Можно работать удалённо. Благодаря СЭД, сотрудники могут получить доступ к нужной документации из любого места работы.

Когда стоит задуматься о внедрении ЭДО

Как говорилось выше, СЭД обязательна не для всех компаний, однако о её внедрении стоит задуматься, если:

  • компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает очень много времени;
  • из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений;
  • растёт число отчётных форм;
  • у компании есть проблемы с информационной безопасностью.

Как выбрать систему электронного документооборота

СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Одни предполагают чёткую структуру хранения данных, другие заточены под более гибкую работу. В целом, каждая СЭД служит для определённой цели, однако могут быть и схожие элементы. Вот пять наиболее распространённых видов:

  • электронный архив — подходит для хранения большого объёма данных, позволяет быстро находить файлы, но функций для полноценного документооборота в такой системе недостаточно.
  • workflow — подходит для автоматизации большого количества повторяемых задач, обладает функционалом для обмена документами, позволяет присваивать статусы, создавать рассылки и т.п.
  • коллаборативные — поддерживает разные форматы, позволяет гибко настроить рабочий процесс.
  • гибридные — совмещают функции нескольких видов систем, организация сама может выбрать алгоритм работы.
  • системы с функциями CRM — кроме работы с документами, позволяют храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Критерии выбора СЭД зависят, в первую очередь, от потребности компании. Например:

  • Количество сотрудников, которые будут пользоваться ЭДО. Будет ли к нему доступ у всех работников, или нужно ограничиться одним отделом или определённой группой.
  • Необходимость организовать доступ к файлам для удалённых сотрудников.
  • Нужно упорядочить существующие рабочие процессы и организовать новые.
  • Нужно отказаться от бумажных носителей в целях экономии
  • На работу с бумажными документами тратится слишком много времени.

И, наконец, нужно определить, какую систему вы хотите — облачную или локальную. Для локальной системы потребуется дополнительное оборудование и персонал для управления системой. Облачная система, в отличие от локальной, не требует покупку и содержание оборудования. Расходы по поддержке инфраструктуры ложатся на поставщика ПО.

В таблице 1 приведены характеристики наиболее известных систем электронного документооборота.

Таблица 1. Характеристики СЭД

СЭД

Описание

1С:Документооборот


Вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. Помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а руководству позволяет контролировать рабочее время.

Обладает сравнительно невысокой стоимостью и проста в использовании.

СЭД «Дело»


Включает полный набор инструментов. Позволяет контролировать оборот документации и справляться с максимальными нагрузками.

Можно работать удалённо посредством мобильного приложения. Создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения.

Всю документацию можно сохранить в архиве.

Directum

Позволяет сохранить всю документацию компании, управлять ей, контролировать работу офисных сотрудников

Обеспечивает конфиденциальность информации посредством кодировки и шифрования

LanDocs

Позволяет управлять документами в крупных компаниях. Есть функция корпоративного поиска по реквизитам.

К программе можно подключить сотрудников, работающих в разных филиалах.

Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Docsvision


Обладает настраиваемой панелью инструментов, лентой команд, поисковых шаблонов, можно применять преднастроенные темы.

Можно комментировать ссылки и проектировать карточки задания.

Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева.

Есть полнотекстовый поиск из единой строки.

Optima WorkFlow

Обладает интуитивно понятным интерфейсом и удобным поиском. Можно настраивать стили оформления приложения, выводить в опись документы и область просмотра реквизитов и изображений.

При создании поручения можно проектировать карточку задания.

Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

«Кодекс: Документооборот»

Предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в органах госвласти и других организациях.

Работать можно с документами любого типа. Поддерживается полный «жизненный цикл» документа: создание, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Для входящих, исходящих и внутренних документов можно сформировать бланки. Позволяет решить вопрос электронного опубликования официальных документов.

Можно работать как локально, так и в корпоративной сети.

OpenText


Подходит для крупных организаций с миллионным объёмом документов.

Позволяет управлять бизнес-процессами, архивами. Обладает широкими интеграционными возможностями.

Одна из отличительных возможностей — бесшовная интеграция с продуктами SAP.

БОСС-Референт

Одно из старейших решений на отечественном рынке в классе ЕСМ (Enterprise Content Management).

Ориентирована на средний и крупный бизнес, широко используется в государственных и муниципальных структурах.

Позволяет минимизировать однотипные механические операции, связанные с копированием и переносом информации из одних документов в другие, переводить информацию в электронный формат, отслеживать эффективность работы отдельных структурных подразделений.

Обладает лёгким и удобным интерфейсом, высокой безопасностью данных, различными вариациями работы: через клиента Lotus, и через web.

Позволяет создать единый центр администрирования СЭД.

Выбирая конкретную СЭД, нужно точно понимать, для каких именно целей она внедряется. Следует исходя из количества документов и пользователей, возможности масштабирования, требуемого функционала. Убедитесь, что система не будет конфликтовать с другим, используемым в компании ПО. Изучите опции, примеры использования, почитайте отзывы.

Как выбрать конкретную СЭД, подробнее о возможностях, характеристиках, а также обо всех аспектах работы службы документационного обеспечения, расскажем на курсе повышения квалификации: «Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления».

Смотрите также:

Заказать обратный звонок

http://www.finkont.ru/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed/