Электронная цифровая подпись (ЭЦП): как получить и использовать в ЭДО

У электронного документооборота (ЭДО) множество плюсов. Он особенно удобен, когда организация работает с большим количеством контрагентов. Система электронного документооборота поможет:

• быстро обменяться любыми документами (в том числе бухгалтерской «первичкой»;
• сократит издержки на передачу документов и их обработку.

Кроме этого, многие организации обязаны предоставлять отчётность в электронном виде в контролирующие органы: ФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Для работы с электронными документами необходима электронная подпись (ЭЦП). Правовое регулирование в данной сфере осуществляется на основе Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Какую ЭЦП выбрать

В России в электронном документообороте можно использовать три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную (таблица 1).

Таблица 1. Виды электронных подписей и особенности их использования

Участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи, если иные условия не предусмотрены действующим законодательством.

В организации КЭП выпускается на ответственного сотрудника, наделённого полномочиями подписывать электронную отчётность компании.

Как организовать электронный документооборот

Вопросы, связанные с подписью, отправкой документов контрагентам, приёмкой и проверкой подписей на входящих документов можно решить с помощью сервисов межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. Для этого нужно убедиться в наличии у оператора соответствующей лицензии и возможностью интегрировать сервис ЭДО с вашими корпоративными информационными системами.

Хранение и обеспечение юридической значимости документов в процессе архивного хранения можно использовать обладающие необходимым функционалом системы электронного документооборота. Для удобства приёма-передачи необходимых данных их можно интегрировать с учётной системой, если документы создаются и обрабатываются в ней.

Как придать электронному документу юридическую силу

На электронные документы распространяются те же правила, что и на бумажные. Чтобы документ возымел юридическую силу, он должен содержать ряд реквизитов:

• наименование вида документа (за исключением писем);
• номер;
• наименование организации или имя автора документа;
• дату;
• место разработки, издания, принятия или подписания;
• подпись.

Чтобы документ возымел юридическую силу, его нужно подкрепить квалифицированной электронной подписью, либо неквалифицированной и простой, но при условии, что между участниками электронного документооборота есть соответствующие договорённости, либо имеется нормативный акт, выпущенный Правительством РФ.

Если документ неформализованный, он становится легитимным после подписания КЭП. Формализованные документы приобретают легитимность, если он подписан КЭП, а налогоплательщик при этом присоединён к регламенту обмена.

В любом случае должна быть возможность удостоверить личность подписанта.

Как хранить электронные документы

Электронные документы можно хранить локально на серверах компании (в СЭД) или в облаке — на серверах специализированной компании.

Бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет, при этом, сертификат электронной подписи действует один год. Но это не значит, что после истечения срока сертификата документ потеряет юридическую силу. Поскольку в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты, подтверждающий, что на момент подписания сертификат был действительным).

Где получить КЭП в 2021 году

С 1 июля 2021 года ИП, юридические лица и нотариусы могут получить КЭП бесплатно в удостоверяющих центрах ФНС. На постоянной основе такой в порядок будет работать с 1 января 2022 года. Но для «бесшовного» перехода от платного варианта коммерческих аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) к соответствующей безвозмездной государственной услуге, оказываемой АУЦ ФНС РФ, предусмотрен более ранний срок.

1-м января 2022 года ограничен срок действия квалифицированных сертификатов, выпущенными коммерческими АУЦ.

Получить КЭП в удостоверяющем центре ФНС можно лично, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, нотариусом или действуете без доверенности от имени организации. Но есть исключения.

1. КЭП кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций и ИП можно получить в Удостоверяющем центре Центробанка РФ;

2. КЭП должностных лиц государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственному органу или органу местного самоуправления организации можно получить в Удостоверяющем центре Федерального Казначейства;

3. КЭП физлиц, в том числе, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах, прошедших аккредитацию в соответствии с новыми требованиями законодательства об электронной подписи.

Обратите внимание, что получить КЭП юрлица, ИП и нотариуса в удостоверяющем центре ФНС по доверенности не получится.