Как оформить документы по ГОСТу: разбираем основные требования

Требование

Описание

Шрифты

Гарнитуру и размеры используемого в организации шрифта организация может определить самостоятельно и закрепить эти требования во внутренних нормативных документах. Локальными нормативными актами также можно предусмотреть выделение отдельных реквизитов бланка, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14.

При составлении таблиц и при оформлении реквизитов (справочных данных, отметок об исполнителе) допускается использовать шрифты меньших размеров.

Текст

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке РФ. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком РФ могут употребляться государственные языки республик.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырёх.

Заголовки

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чём?»:

• приказ (о чём?) о создании аттестационной комиссии;

• приказ (о чём?) об утверждении штатного расписания;

• письмо (о чём?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти на продольных бланках, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются без абзацного отступа по ширине текста.

Реквизиты

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1 - герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования);

2 - эмблема;

3 - товарный знак (знак обслуживания);

4 - код формы документа;

5 - наименование организации;

6 - наименование структурного подразделения;

7 - наименование должности;

8 - справочные данные об организации;

9 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф (пометка) об ограничении доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело;

31 - штрих-код (QR-код) документа.

Отступы, интервалы, поля

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются без абзацного отступа по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Вступительное обращение и заключительная этикетная фраза (печатается от границы левого поля) отделяются от текста или отметки о приложении дополнительным межстрочным интервалом.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм — левое;
• 10 мм — правое;
• 20 мм — верхнее;
• 20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Выравнивание

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Нумерация страниц

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Титульный лист

Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. 

Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Сокращения и аббревиатуры

В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до четырёх), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

Реквизит

Особенности размещения

Примечания

Герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

Запрещается одновременно размещать на бланке документа:

·       Государственный герб РФ и герб субъекта РФ;

·       Государственный герб РФ [герб субъекта РФ, герб (геральдический знак) муниципального образования] и эмблему организации.

Эмблема организации

Помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

На документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, допускается размещать эмблемы всех организаций.

Товарный знак (знак обслуживания)

Помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации (допускается захватывать часть левого поля).

На документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, допускается размещение товарных знаков всех организаций.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юрлица.

Код формы документа 

Проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с ОК 011-93 или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

-

Наименование организации

Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юрлица, закреплённому в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращённое наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при наличии).

На документах, издаваемых двумя или несколькими организациями, в заголовочной части проставляются наименования всех организаций.

Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа)

Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

-

Наименование должности

Используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием субъекта РФ (края, области, автономной области и др.), если документ издаёт руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования.

Наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведённым в распорядительном документе о назначении на должность.

-

Справочные данные об организации

Указываются в бланках писем и включают:

• почтовый адрес организации;

• номер телефона, факса;

• адрес электронной почты;

• адрес интернет-сайта.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются:

• код организации по ОКПО;

• ОГРН;

• ИНН/КПП.

-

Наименование вида документа

Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами составителя документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

-

Дата документа

Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дату документа записывают в последовательности: день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2024;

• словесно-цифровым способом: 05 июня 2024 г.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, соответствующую дате подписания документа последним должностным лицом.

Регистрационный номер документа

Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания организаций в заголовочной части или преамбуле документа.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который даётся ответ.

-

Место составления (издания) документа

Указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается, если в наименовании организации присутствует указание на место её нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

-

Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу 

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

В состав грифа (пометки) об ограничении доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или др.), дополняемая номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ.

Виды используемых в организации грифов (пометок) ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. 

Адресат 

Используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

В состав реквизита может входить почтовый адрес.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается её полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Гриф утверждения

Проставляется на документе при его утверждении должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕНО допускается согласовывать с наименованием вида утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО).

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

При утверждении несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне справа и слева. Если число утверждающих документ должностных лиц превышает два, грифы утверждения размещаются друг под другом.

Отметка о приложении

Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (сопроводительному письму, претензии, акту, справке и другим информационно-справочным документам).

Распорядительные документы, положения, правила, инструкции, договоры, планы, отчёты отметки о приложении не имеют.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля.

-

Гриф согласования

Проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

В зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

• при согласовании документа сторонней организацией - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

• при согласовании документа коллегиальным органом, входящим в структуру организации, - на последнем листе документа под текстом от левого поля документа;

• при большом числе согласующих сторон - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, написанного прописными буквами без кавычек, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дату и номер письма.

При согласовании документа несколькими организациями грифы согласования располагаются на одном уровне. Если согласующих организаций больше двух или если есть гриф утверждения, грифы согласования располагаются друг под другом.

Виза

Свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Подпись

Включает:

• наименование должности лица, подписывающего документ,

• его собственноручную подпись,

• расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

В расшифровке подписи между инициалами и фамилией делается пробел. Между инициалами пробел отсутствует.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Отметка об электронной подписи

Используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

• место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

• элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

• элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты документа.

Отметка об усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи (для усиленной неквалифицированной подписи - при наличии сертификата), фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Если электронная подпись содержит метку доверенного времени, отметка об электронной подписи должна включать информацию о дате и времени подписания электронного документа электронной подписью, внешний вид метки доверенного времени устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации или по соглашению сторон.

В случае применения простой электронной подписи внешний вид отметки об электронной подписи устанавливается локальными нормативными актами, принятыми в организации, или по соглашению сторон.

-

Печать

Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ.

Организации, имеющие право использовать гербовые печати, руководствуются при их изготовлении ГОСТ Р 51511.

Печать проставляется на свободном от текста месте, или захватывая часть наименования должности, так чтобы оставались видны имеющиеся на печати надписи и изображения. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ.

Допускается обозначать место для печати на документе отметкой «МП» («Место печати»).

-

Отметка об исполнителе

Включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения и должности, электронным адресом исполнителя.

Отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне листа внизу слева.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. В случае оформления реквизита шрифтом меньшего размера рекомендуется использование кегля на два пункта меньшего размера, чем основной текст.

-

Отметка о заверении копии

Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под

реквизитом «подпись» и включает:

• слово «Верно»;

• наименование должности лица, заверившего копию;

• его собственноручную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдаётся для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

-

Отметка о поступлении документа

Служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Для проставления отметки о поступлении документа может использоваться штамп.

-

Резолюция

Содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает:

• фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей);

•  поручение по документу;

• при необходимости - срок исполнения;

• подпись лица, вынесшего резолюцию;

• дату резолюции.

-

Отметка о контроле

Свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа и/или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

-

Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о результатах исполнения документа.

-

Штрихкод (QR-код)

Размещают в правом нижнем углу первого листа документа, а при отсутствии свободного места - в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте документа для автоматизации поиска документа в информационной системе.

-