Как оформить документы по ГОСТу: разбираем основные требования

Все деловые и служебные документы компании, официальные письма и запросы в ведомства должны соответствовать принципам строгости и единообразия. Есть специальные государственные стандарты. Ориентиром для документооборота служит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он продолжает действовать и в 2024 году. Применять его или нет, компания решает самостоятельно.

Все деловые и служебные документы компании, официальные письма и запросы в ведомства должны соответствовать принципам строгости и единообразия. Есть специальные государственные стандарты. Ориентиром для документооборота служит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он продолжает действовать и в 2024 году. Применять его или нет, компания решает самостоятельно.

Стандарт определяет виды бланков, правила оформления документов, состав и схемы расположения реквизитов. Положения ГОСТа распространяются и на бумажные, и на электронные документы.

Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.

Таблица 1. Основные требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016

Требование

Описание

Шрифты

В документах необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты (в первой редакции стандарта были указаны конкретные шрифты: Times New Roman 13 и 14 пунктов; Arial 12 и 13 пунктов; Verdana 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пунктов и приближённые к ним. Затем Приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст было утверждено Изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым конкретику к шрифтам убрали).

Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).

Локальными нормативными актами можно предусмотреть выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

Начертание шрифта «курсив» и подчёркивание текста при оформлении документов использовать не рекомендуется.

Текст

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Не рекомендуется выделять более четырёх уровней рубрикации текста.

Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Заголовки

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

  • приказ (о чём?) о создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней;
  • распоряжение (о чём?) о подготовке к семинару;
  • письмо (о чём?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.

Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.

Если в компании применяется СЭД, заголовок к тексту (краткое содержание документа) нужно составить для всех документов и внести в поле регистрационно-учётной формы регистрируемого документа.

Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Реквизиты

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:

01 — герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак;

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).

Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.

Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».

Отступы, интервалы, поля

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.

Выравнивание

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нумерация страниц

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.

Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.

Сокращения

В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.

Можно использовать электронные копии документов, полученные путём сканирования и других способов оцифровки. Электронная копия должна быть читаемой, не содержать перевёрнутых изображений страниц, не нарушать нумерацию.

Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.

Рекомендуем

Профессиональный секретарь: персональный ассистент - личный помощник руководителя

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.

Ведение деловой переписки и подготовка служебной документации

Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.

Современные технологии электронного документооборота

На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.

Смотрите также:

Заказать обратный звонок

×

Сайт УЦ Финконт использует cookies. Подробнее »

Продолжая работу с сайтом, Вы выражаете своё согласие на обработку Ваших персональных данных.

Отключить cookies Вы можете в настройках своего браузера.

http://www.finkont.ru/blog/kak-oformit-dokumenty-po-gostu-razbiraem-osnovnye-trebovaniya/