Новые правила хранения архивных документов: что изменилось с 17 сентября 2023

С 17 сентября 2023 года хранить документацию в архиве и работать с ней нужно по-новому. Вступили в силу новые правила, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Предыдущие правила, утверждённые приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 № 526, утратили силу.

Что изменилось

1. По договору возмездного оказания услуг компания вправе передавать функцию хранения архивной документации другой компании, для которой такая деятельность является уставной (п. п. 5, 133 Правил).
2. Порядок работы с электронными архивными документами уточнили и выделили в отдельную главу. В электронном виде архивные документы можно хранить в СХЭД и (или) на физически обособленных носителях (п. 132 Правил).
3. В обновлённой номенклатуре дел компании итоговую запись нужно разделять на бумажные и электронные дела. Гибридные документы (и бумажные, и электронные) нужно учитывать по отдельным томам.

Основные требования к оформлению дел на бумажных носителях для передачи в архив остались без изменений. Количество листов в каждом деле не должно быть более 250 при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на 4 прокола (на 3 протокола — для малоформатных дел) в твёрдую обложку с учётом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 51 Правил).