Для контроля алкогольной продукции и борьбы с контрафактом в России создали единую государственную автоматизированную информационную систему учёта объёма производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (ЕГАИС).

Посредством ЕГАИС государство может отследить путь каждой бутылки — от производства до продавца и покупателя. Компании должны подключиться к этой системе, чтобы легально заниматься производством и оборотом алкогольной продукции.

Правила функционирования ЕГАИС закреплены, в частности, в Федеральном законе №171-ФЗ от 22 ноября 1995 года «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции»

Правила ведения ЕГАИС регламентирует Постановление Правительства РФ от 31 декабря 2020 № 2466.

Кто должен подключиться к ЕГАИС

Подключаться к ЕГАИС нужно почти всем участникам алкогольного рынка:

• производителям и импортёрам;

• оптовым поставщикам;

• розничным продавцам;

• заведениям общественного питания.

Каков порядок взаимодействия с ЕГАИС

Схема работы следующая:

1) Производитель (импортёр) сообщает в систему, сколько произвёл (ввёз) алкоголя.

2) Когда торговая точка или заведение общественного питания закупают партию алкоголя, производитель (импортёр или оптовый поставщик) отправляют в ЕГАИС информацию: кому, какой товар и в каком объёме был продан. Информацию о товаре продавец алкоголя передаёт покупателю в электронной товарно-транспортной накладной (ТТН). Этот документ используется при передаче алкоголя между контрагентами.

3) При получении партии покупатель сверяется с ТТН. Количество алкоголя в электронной накладной должно соответствовать реальным данным. Если это так, покупатель подтверждает закупку в ЕГАИС. При наличии расхождений нужно составить акт об излишках или недостаче. Поставщик должен подтвердить этот акт.

4)  Покупатель алкоголя загружает закупленные товары в кассовую программу. При продаже товара конечному потребителю он списывается из системы (в общепите товар списывают при вскрытии бутылки).

После того как организация или ИП подтвердят закупку, ЕГАИС отправит уведомление, что данные зафиксированы. Только после этого сообщения товары можно продавать.

Что нужно знать о регистрах в ЕГАИС

В ЕГАИС отслеживаются не только реализация алкоголя, но и данные о его остатках на территории склада или торговой точки. Для этого организации ведут учёт алкогольной продукции в хранилищах-регистрах.

В системе есть три регистра для учёта алкоголя:

1. Регистр № 1 «Виртуальный склад». Сюда попадает весь алкоголь при приёме и фиксируется по партиям. Учёт продукции ведут по названию, коду, партии и производителю.
2. Регистр № 2 «Виртуальный торговый зал». Сюда алкоголь попадает для непосредственной продажи покупателям. Продукция учитывается уже без привязки к конкретным партиям, только по наименованию и производителю. Из этого регистра товар можно только продать или вернуть обратно в первый регистр — передача другим организациям невозможна.
3. Регистр № 3 «Хранилище кодов акцизных и федеральных специальных марок». Уточняющий регистр, содержащий идентификаторы каждой единицы алкогольной продукции в привязке к уникальному номеру партии (база марок крепкого алкоголя). Сюда записываются только марки (не бутылки) крепкого алкоголя. Работает только в связке с первым регистром — при продажах данные одновременно списывают с первого и третьего регистра.

Как работать с ЕГАИС в рознице

При продаже крепкого алкоголя каждую бутылку нужно учесть поштучно. На бутылке есть специальный опознавательный знак — федеральная специальная марка или акцизная марка, по которой можно посмотреть данные о происхождении товара.

Продавать маркированный алкоголь нужно при помощи онлайн-кассы. Кассир добавляет бутылку в чек и сканирует федеральная специальная марка — данные передадутся в ЕГАИС, продукция спишется.

При обороте пива (сидра, медовухи, пуаре и других напитков на основе пива) в ЕГАИС нужно зафиксировать только факт закупки партии товара (сколько напитка поступило от поставщика) и ежеквартально сдавать декларацию об оборотах (сколько напитка продано).

Если пиво продаётся в розлив, нужно передать данные о факте вскрытия тары (когда откупорили бутылку или распечатали кег). Данные необходимо внести не позднее, чем на следующий день.

Как работать с ЕГАИС в общепите: особенности для полной тары и порций

Особенность работы с ЕГАИС в общепите состоит в том, что алкоголь здесь может продаваться не только целыми бутылками, но и бокалами, порциями, использоваться для приготовления блюд или коктейлей.

Для некрепкого алкоголя фактом продажи считается вскрытие тары — бутылки или кега. В ЕГАИС продажа отражается с помощью акта списания с причиной «реализация».

В случае с крепким алкоголем нужно сканировать марку, наклеенную на бутылку, и сообщать о продаже каждой порции.

Как именно отчитаться в ЕГАИС, зависит от ситуации. Например:

• при продаже бутылки целиком нужно отразить продажу чеком и отправить его в ЕГАИС через УТМ на кассе. 

• при продаже порции нужно через УТМ на кассе отправить в ЕГАИС чек о продаже такой порции с указанием миллилитров. 

При порционном использовании крепкого алкоголя в блюде или коктейле списать в ЕГАИС нужно каждую порцию в миллилитрах, указав в акте списания причину «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)». 

Если алкоголь разлили, потеряли или украли, нужно составить акт списания, указав в нём соответствующую причину. В случае с крепким алкоголем нужно сканировать марку, однако ситуация не всегда позволяет сделать это. В таком случае можно провести ЕГАИС-инвентаризацию и указать марку без сканирования (система «запоминает» принятые на баланс марки).

Как подключиться к ЕГАИС

Краткий алгоритм для подключения к ЕГАИС следующий:

1)     получите соответствующую требованиям ЕГАИС электронную подпись;

2)     авторизуйтесь в личном кабинете ЕГАИС;

3)     сгенерируйте RSA-ключ для защищённого соединения с сервером ЕГАИС (должен быть уникальным для каждого КПП организации);

4)     установите УТМ (приложение, которое передаёт на сервер Росалкогольтабакконтроля данные о закупках и продажах. Можно скачать при регистрации личного кабинета);

5)     настройте интеграцию УТМ с учётной системой.