Электронный документооборот в организациях госсектора и централизованной бухгалтерии в 2023 году

Реформа электронного документооборота в учреждениях госсектора.

Реформа электронного взаимодействия в госсекторе. Обзор регламентирующих документов.

• Направления цифровизации и развития документооборота в Российской Федерации. «Национальная программа „Цифровая экономика Российской Федерации“. Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Решение президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 N 34. Развитие межведомственного электронного взаимодействия. Постановление Правительства РФ от 19.11.2014 N 1222 «О дальнейшем развитии единой системы межведомственного электронного взаимодействия».
• Изменение в регулировании документооборота в связи с утверждением Федеральных стандартов. Добавление возможности формирования и хранения первичных и сводных учетных документов в виде электронных документов. Особенности применения СГС «Концептуальные основы» для применения электронного документооборота. Требования к электронной подписи для принятия к учету скан-копии первичных учетных документов.
• Изменения действующих НПА и новые приказы Минфин по электронному документообороту. Действующий Приказ Минфин от 30 марта 2015 г. N 52н и изменения согласно Приказа Минфин от 15.06.2020 N 103н. Действующий Приказ Минфин РФ от 15 апреля 2021 г. N 61н и изменения согласно приказа Минфина России от 30.09.2021 N 142н (в том числе проекты изменений в 2023 г.).
• Методические рекомендаций по переходу на электронный документооборот, доведенные Минфин. Письмо от 01.12.2021 № 02-07-07/98091

Механизм электронного документооборота в деятельности учреждения госсектора.

• Понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота. Различия в нормативном регулировании различных видов документооборота.
• Актуальные требования к документообороту в учреждении. Алгоритм внедрения электронного документооборота.
• Порядок формирования оснований для отказа от применения электронного документооборота. Требования к хранению электронных документов.
• Технические элементы электронного документооборота. Виды электронной подписи в увязке с разными видами ЭДО. Порядок получения, использования и хранения электронных подписей. Машиночитаемая доверенность на сотрудника.
• Локальные документы учреждения, необходимые для внедрения электронного документооборота. Сложные вопросы определения потребности сотрудников учреждения в электронных подписях, терминалах авторизации и т.п.

Электронный документооборот с применением новых регистров учета в соответствии с Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н.

• Порядок применения форм электронных первичных документов (ЭПУ). Обновления Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.
• Перечень и порядок применения электронных первичных документов. Переход на электронный документооборот в 2023 году. Рекомендации и пояснения.
• Возможности осуществления бумажного и электронного документооборота. Основания для отказа от ЭДО. Хранение ЭПУ.
• Осуществление централизуемых полномочий и электронный документооборот в централизованной бухгалтерии. Процедуры учета и документооборота.

Внедрение электронного документооборота в учреждении.

Организационные и технические задачи при внедрении электронного документооборота.

• Переходный период для электронного документооборота. Порядок действий учреждения для исполнения требований законодательства по переходу на ЭДО. Единые требования к бумажному и электронному документообороту в 2023 г. Методические рекомендации Минфин по ЭДО.
• Организационные вопросы и их решение для подготовки к внедрению электронного документооборота. График документооборота с ЭДО. Контроль внутренних процессов учреждения и его отражение в электронном документообороте. Общие требования к хранению документов.
• Технические сложности и задачи, решаемые в процессе внедрения электронного документооборота. Анализ внутренних процессов учреждения для расчета потребности в простых и квалифицированных электронных подписях. Расчет сметы для перехода учреждения на ЭДО с учетом законодательно закрепленных требований к защите и хранению документов в электронном виде. Решения для типовых технических задач на примере наиболее распространенных информационных систем бухгалтерского учета.

Применение форм электронных первичных учетных документов.

• Общие требования и новые элементы электронных первичных учетных документов (ЭПУ). Общие требования к структуре электронных документов. Идентификатор контрагента.
• Общий перечень форм (ЭПУ), установленных Приказом Минфин РФ от 15 апреля 2021 г. N 61н. Виды ЭПУ по функциональному использованию.
• Перечень и особенности формирования ЭПУ в целях начисления доходов. Прикладные вопросы формирования отдельных форм ЭПУ:
  • 0510445 Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам
  • 0104436 Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
  • 0510437 Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
  • 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
• Перечень и особенности формирования ЭПУ для операций с НФА. Прикладные вопросы формирования отдельных форм ЭПУ:
  • 0510445 Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам
  • 0104436 Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
  • 0510437 Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
  • 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
• Перечень и особенности формирования ЭПУ для операций с задолженностью. Прикладные вопросы формирования отдельных форм ЭПУ:
  • 0510445 Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам
  • 0104436 Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
  • 0510437 Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
  • 0510446 Решении о восстановлении кредиторской задолженности
• Перечень и особенности формирования ЭПУ для оформления инвентаризации. Прикладные вопросы формирования отдельных форм ЭПУ:
  • 0510439 Решение о проведении инвентаризации
  • 0510447 Изменение решения о проведении инвентаризации
  • 0510836 Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств
• Прочие формы ЭПУ и их применение. Прикладные вопросы и особенности.

Учетная политика учреждения госсектора с учетом перехода на электронный документооборот.

Регламентированный учет и документооборот в учреждении. Нормативно-правовая база формирования учетной политики.

• Регламентированный порядок бухгалтерского учета и особенности его соблюдения при использовании ЭДО.
• Нормативно-правовые акты, регламентирующих бухгалтерский учет и порядок отражения НПА в учетной политике.
• Понятие и содержание требований полноте и достоверности информации в бухгалтерском учете. Особенности процедур подтверждения достоверности информации в учете.
• Контроль качества бухгалтерской и бюджетной информации. Внутренний контроль и аудит в учреждении.
• Прикладные вопросы минимизации искажений информации и ошибок в учете посредством учетной политики.
• Документооборот, первичные документы и регистры в учреждении:
• Первичные учетные документы и учетные регистры, в том числе в электронной форме.
• Унифицированные и неунифицированные формы документов. Особенности применения неунифицированных регистров для целей бухгалтерского учета. Порядок замещения классических бумажных форм документов электронными аналогами.
• Порядок составления, принятия к учету и хранения документов, в том числе в электронной форме.

Порядок формирования, изменения и утверждения учетной политики учреждения.

• Требования СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» для целей формирования учетной политики. Отличие понятий «изменения» и «дополнения» в учетную политику. Прикладные вопросы утверждения и изменения учетной политики.
• Требования к структуре и содержанию учетной политики. Понятия ошибок в учете и порядок их исправления, определение оценочных значений, расчет и отражение в учете и отчетности. Возможности формирования учетной политики для классификации хозяйственных событий.
• Порядок организации внутреннего финансового контроля совершаемых фактов хозяйственной деятельности, внутреннего контроля и внутреннего аудита. Применение стандартов для применения риск-ориентированного подхода в контроле деятельности учреждения.
• Прикладные вопросы изменения учетной политики. Ретроспективное и перспективное применение измененной учетной политики.

Формирование учетной политики с учетом перехода на электронный документооборот.

• Общий алгоритм и прикладные вопросы формирования обновленной учетной политики с учетом электронного документооборота. Порядок формирования и особенности составления графика документооборота. Особенности включения электронных форм в график документооборота.
• Порядок бухгалтерского учета и прикладные вопросы организации внутреннего контроля в учреждении. Возможности ЭДО.
• Инвентаризация — порядок проведения и отражения результатов. Отражение в учетной политике правил ведения и учета дебиторской и кредиторской задолженности. Порядок списания задолженности по результатам инвентаризации. Новые формы ЭДО.
• Формирование в учетной политике правил учета нефинансовых активов с учетом требований СГС и обновленных правил электронной приемки с 01.07.2022 г. Полномочия и обязанности Комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов: оценка справедливой стоимости активов, порядок обособления капитальных вложений, сроков полезного использования. Порядок поступления и выбытия ОС.
• Порядок расчетов с подотчетными лицами в учреждении. Особенности отражения командировочных расходов в учетной политике. Прикладные вопросы типовых расчетов с подотчетными лицами с использованием ЭДО.

Электронный документооборот в централизованной бухгалтерии (ЦРБ).

Понятие, функции и ответственность централизованной бухгалтерии.

• Централизованная бухгалтерия как инструмент снижения расходов на непрофильные процессы и интеграции отраслевых учетных процессов. Целесообразность централизации.
• Порядок передачи учреждением полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учёта централизованной бухгалтерии. Роль учредителя в определении перечня передаваемых учреждением полномочий в централизованную бухгалтерию.
• Заключение договора об оказании услуг по ведению учета с централизованной бухгалтерией. Распределение ответственности за результаты деятельности между учреждением и централизованной бухгалтерией. Определение взаимоотношений с учредителями обслуживаемых учреждений.
• Организация процесса внутреннего контроля и внутреннего аудита в централизованной бухгалтерии. Разграничение зон контроля между централизованной бухгалтерией, обслуживаемыми учреждениями и ГРБС (учредителем). Формирование порядка внутреннего финансового контроля. Обеспечение целевого расходования бюджетных средств и оптимизация расходов. Эффективность расходования и прозрачность движения финансовых потоков.
• Прикладные вопросы организации электронного документооборота в централизованной бухгалтерии в соответствии с закрепленными договором полномочиями и распределением зон контроля в связке учредитель-ЦРБ-учреждение. Сложные вопросы типовых хозяйственных операций (поступление и выбытие нефинансовых активов, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, инвентаризация и т.д.).

Электронный документооборот в деятельности централизованной бухгалтерии.

• Возможности цифровизации документооборота в централизованной бухгалтерии. Определение механизмов взаимодействия между ЦРБ и учреждениями. Варианты целевой операционной модели взаимодействия. Единое информационное пространство и использование межведомственной системы электронного документооборота для централизованной бухгалтерии.
• Электронный документооборот между ЦРБ и учреждением. Разграничение полномочий и ответственности лиц, участвующих во внутреннем документообороте. Формирование маршрутов движения электронных документов. Технические особенности и сложные вопросы внедрения ЭДО (использование простой или квалифицированной подписи, «рабочие терминалы» для сотрудников и т.д.). План мероприятий по внедрению ЭДО в централизованной бухгалтерии. Контроль фактов хозяйственной деятельности.
• Кадровый электронный документооборот (КЭДО). Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Общий порядок и варианты исполнения полномочий централизованной бухгалтерии по отражению кадровых приказов, касающихся начисления заработной платы и табелей учета рабочего времени. Особенности системы оплаты труда в 2023 году и выплат сотрудникам.
• Электронный документооборот с внешними контрагентами. Обмен юридически значимыми электронными документами между учреждениями госсектора и контрагентами (коммерческими организациями. Актуальные способы обмена электронными документами. Технические вопросы обеспечения возможности электронного обмена документами с контрагентами.

Учетная политика централизованной бухгалтерии с учетом электронного документооборота.

• Формализация взаимодействия между ЦРБ и учреждениями. График электронного документооборота.
• Обновление отдельных разделов единой учетной политики централизованной бухгалтерии с учетом требований Федеральных стандартов.
• Особенности формирования правил учета нефинансовых актовов в централизованной бухгалтерии. Принятие, передача и списание НФА.
• Особенности формирования правил учета по операциям с доходами учреждения. Платные услуги и внебюджетные доходы.
• Актуальные прикладные решения для обновления единой учетной политики централизованной бухгалтерии.