Расчёты с подотчётными лицами, командировочные и представительские расходы в 2026 году: изменения в учете и документальное оформление

День 1

Служебные командировки и разъездная работа.

• Механизм правового регулирования служебных командировок. Локальные нормативные правовые акты по организации командировок.
• Новые правила направления в командировки.
• Понятие служебной командировки. Отличие командировки от разъездного характера работы, работы, осуществляемой в пути.
• Порядок организации командировок и возмещения командировочных расходов.
• Документальное оформление командировки.
• Особенности однодневных командировок.
• Режим работы в командировке, учет рабочего времени во время командировки, заполнение табеля рабочего времени.
• Присутствие на работе в день начала и окончания командировки, больничный во время командировки, возвращение не в день окончания командировки, совмещение командировки с отпуском.
• Оплата труда в выходные, праздничные дни, сверхурочной работы во время командировки.
• Правила оплаты времени в пути в рабочие дни, выходные дни, праздничные дни и в междусменный отдых.
• Категории работников, которых запрещено направлять в командировки.
• Работники, которые имеют право отказаться от командировки.
• Можно ли лицо, с которым заключен договор ГПХ, направить в командировку.
• Правила обработки персональных данных работника при направлении в командировку.

Анализ судебной практики по служебным командировкам.

• Расходы на проезд в командировку должны быть возмещены даже при неправильно оформленном проездном билете.
• Взыскание с сотрудника излишне выплаченных командировочных расходов.
• Командировки в район Крайнего Севера на протяжении всего срока действия трудового договора: полагается ли работнику районный коэффициент и процентная надбавка?
• Работодатель не предоставил нормальные условия проживания в командировке: суд обязал возместить расходы работника на аренду квартиры.
• Отказ от командировки ввиду ухода за больным родственником: суды против дисциплинарной ответственности.
• Не можете найти работнику в командировке жилье по установленной в организации стоимости - возмещайте всю стоимость!
• Суд отменил взыскания за отказы от командировок на служебном автомобиле, поскольку управление автомобилем в обязанности работника не входит.
• Работник вправе не ехать в командировку, пока не ознакомится с приказом и не получит аванс.
• Отказ от командировки одинокой матери с ребенком 16 лет - увольнение незаконно.

День 2-3

Учет и налогообложение командировочных расходов.

• Транспортные расходы, электронный билет, опоздание на транспорт, изменение маршрута, использование такси, служебного или личного транспорта, аренда автотранспорта, VIP залы, поездки по городу во время командировки, услуги связи в командировке.
• Суточные в 2026 году: нормы по России и за границей.
• Особенности учета расчетов по заграничным командировкам, возмещение расходов работнику, направляемому в командировку за границу, курсовые разницы.
• Организация командировок через туристическую фирму.
• Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы, НДС.
• Командировка и служебная поездка водителя – в чем разница.
• Оформление и порядок сдачи авансовых отчетов, утеря документов.
• Оформление путевых листов в 2026 г.: переход на ЭДО и другие новые правила,

Нормативное регулирование и организация расчетов с подотчетными лицами.

• Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.
• Нормативные документы, локальные нормативные акты организации, организация документооборота с учётом ФСБУ 27/2021.
• Онлайн-кассы: новые требования и новые штрафы в 2026 году.
• Правила оформления и первичные документы, форма заявления и РКО.
• Учет расчетов с подотчетными лицами по расчетным и кредитным картам.
• Ужесточение контроля банками в 2026 году за использованием корпоративных карт и переводов денежных средств физическим лицам.
• Учёт использования подотчётных сумм на представительские расходы.
• Расчёты наличными денежными средствами между юридическими лицами через подотчётных лиц: договоры и иные документы, лимит расчётов, соблюдение кассовой дисциплины и контроль налоговой за её исполнением
• Авансовый отчет при последующей оплате потраченных средств и другие спорные ситуации по отражению подотчетных сумм.
• Выдача денежных средств из кассы, выдача корпоративной карты, перечисление средств на карту работника.
• Порядок завершения расчетов с подотчетным лицом (возврат неиспользованных подотчетных сумм, погашение задолженности по допущенному перерасходу).
• Проверка расчетов с подотчетными лицами при проведении налоговых проверок. Характерные ошибки и нарушения, выявляемые при проверке. Ответственность бухгалтера. Суммы, не возвращенные подотчетными лицами. Возмещение материального ущерба.
• Материальная ответственность работников и условия ее возникновения. Приказ Минтруда России от 16.04.2025 № 251н.

Хозяйственные расходы.

• Порядок учета выдачи наличных денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.
• Операции с подотчетными наличными денежными суммами, выданными на хозяйственные расходы: организация, документирование, отражение в учете.
• Доверенность.
• Приобретение материалов, товаров, иных ТМЦ, в т. ч. ГСМ, канцтоваров и т. д.
• Основные требования к документам, подтверждающим расходование средств для хозяйственных нужд.
• Предел расчета наличными средствами между юридическими лицами и ИП.
• Налоговые последствия: НДС, налог на прибыль, НДФЛ.
• Как ввод в действие ФСБУ 5/2019 «Запасы» повлиял на учет материалов для управленческих нужд.

Представительские расходы.

• Какие расходы признают представительскими.
• Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов, нормирование расходов.
• Официальный порядок встречи.
• Отдельные виды расходов: проживание представителей другой организации, транспортное обеспечение, проведение приема, переводчики, буфетное обслуживание, алкоголь, цветы.
• Переквалификация представительских расходов.
• Авансовый отчет по представительским расходам.

Разъяснения Минфина РФ, ФНС РФ, судебная практика по вопросам обоснованности командировочных, представительских расходов, расходов на хозяйственные нужды.