Современные технологии электронного документооборота

День 1.

Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения.

• Регулирование архивного хранения документов в электронной форме. Понятие «архив электронных документов». ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и др. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77. (экспертный комментарий). Перспективы развития нормативной базы.
• Требования к архивному хранению ЭД. Функциональные требования к системам хранения ЭД. Аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования ЭД: технологии защиты; технологии обеспечения долговременной сохранности ЭД; поддержка миграции и конвертации; форматы хранения.
• Стандарты, руководства и методические рекомендации. Особенности экспертизы ценности электронных документов. Уничтожение электронных документов.
• Подходы к организации архивного хранения электронных документов.

Технологии создания электронного архива и электронного хранения документов.

• Оцифровка бумажного архива. Целесообразность и перспективы оцифровки. Электронный дубликат архивного документа. Конвертация документов. Электронные дубликаты документов на бумажном носителе. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД.
• Организация процесса передачи оцифрованных документов.
• Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива.
• Услуги «архивного» аутсорсинга. Использование «облачных» технологий.

День 2.

Построение электронного документооборота.

• Краткий комментарий изменений в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО и архивное хранение.
• Законодательная база, регламентирующая использование электронной подписи.
• Федеральный закон No 63 «Об электронной подписи»: практика применения и анализ проблем.
• Изменения в Закон No 63-ФЗ. Федеральные законы от 8 июня 2020 г. No 166-ФЗ и от 2 июля 2021 г. No 359-ФЗ.
• Правовая база работы удостоверяющих центров и применения простой и усиленных ЭП, применение усиленной квалифицированной электронной подписи.
• Федеральный закон от 27.12.2019 No 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и ст.1 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и Муниципального контроля».
• Совершенствование законодательства, регламентирующего использование ЭП. Планируемые изменения в Закон No 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Правила конвертации электронных документов, а также порядок их хранения и создания электронных и материальных дубликатов законопроект No 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты»).
• «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности» и план мероприятий по её реализации, утв. Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол президиума от 25.12.2020 No 34). СЭД как инструмент управления документами. Электронные документы в деловой деятельности.

Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77). Функциональные требования к СЭД. Современная оценка эффективности применения.

Критерии выбора системы электронного документооборота и систем хранения электронных документов («электронный архив»). Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей.

Новые технологии в применении систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.

Методика внедрения СЭД. Роль службы делопроизводства в реализации проекта по внедрению СЭД. Разработка локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации в области электронного документооборота.

Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации. Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.

Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД, СУД (системы управления документами) и КИС (корпоративной информационной системы).