Руководитель АХО: повышение эффективности административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений. Цифровизация и применение искусственного интеллекта

День 1

Основные принципы управления компанией.

• Обзор современных эффективных бизнес-технологий.
• Управление по целям. Какие цели стоят перед обеспечивающими подразделениями. Примеры целевых показателей (метрик) административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений.
• Организационно – функциональная структура обеспечивающих подразделений.
• Бюджетирование. Контролируемое управление затратами.
• Управление закупками. Управление оборотными средствами (складскими запасами, дебиторской задолженностью).
• Принципы бережливого офиса.

Практикум: Слушатели проведут анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности.

Место административно-хозяйственного обеспечения в деятельности компании.

• Задачи, функции АХО. Особенность деятельности АХО.
• Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО.

Практикум: Слушатели проведут анализ задач своих служб, рассмотрят программы повышения эффективности своей работы.

Организационно - функциональная структура АХО.

• Связь задач, функций и организационной структуры АХО.
• Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции.

Практикум: Слушатели разработают матрицы ответственности персонала АХО за решаемые задачи, выполняемые функции.

Организация работы АХО.

• Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями. 
• Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и т.д.). Организация тендерных закупок.
• Организация уборки офисных, производственных помещений. Маршрутные карты уборки. Современные подходы управления клинингом.
• Организация эксплуатации зданий, офисной техники. Карты обслуживания.
• Работа с поставщиками и подрядчиками.
• Критерии поиска и выбора поставщиков. Принципы переговорного процесса. Варианты ведения переговоров.
• Договор аренды недвижимости, договор технического обслуживания, договор возмездного оказания услуг.
• Принципы управления запасами.

Практикум: Анализ маршрутных карт уборки. Анализ себестоимости работ.

Практикум: Слушатели рассмотрят концепцию ведения переговоров WIN – WIN.

День 2

Локальные нормативные акты АХО.

• Обязательные и желательные документы АХО.
• Должностная инструкция – инструмент повышения результативности персонала.
• Необходимые знания, навыки руководителя АХО.
• Ключевые показатели эффективности, ответственность руководителя АХО.

Практикум: Слушатели проведут анализ должностных инструкций, матриц взаимодействия с другими подразделениями.

Принципы планирования деятельности АХО.

• Что должен планировать руководитель АХО ежемесячно, поквартально, с горизонтом один год.
• Планирование бюджетов, работ, мероприятий.
• Критерии исполнения работ. 

Практикум: Слушатели разработают месячный, годовой план мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат.

Принципы бюджетирования АХО.

• Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО.
• Правила проведения план – факт анализа.  Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО.

Практикум: Слушатели рассмотрят различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей.

Аутсорсинг.

• Зачем нужен аутсорсинг.  Матрица аутсорсинга.  Методика принятия решения о передаче на аутсорсинг работ, подразделений.
• Слушателям будет предложено рассчитать - выводить или не выводить некоторые работы подразделения на аутсорсинг.

Инсорсинг.

• В каких случаях применяется инсорсинг. Последовательность действий. Расчет эффективности.

День 3

Цифровизация административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений. Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зонах ответственности руководителя АХО.

• Цели, задачи цифровизация административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений.
• Объекты цифровизации АХО. Примеры проектов цифровизации – Task Desk, системы учета мебели, офисного имущества, системы ускоренной инвентаризации, систем автоматизации и визуализации процессов.
• Примеры применения искусственного интеллекта в зонах ответственности обеспечивающих подразделений.

Сервисная модель управления офисной средой (АХО 2.0).

Концепция управления сервисом на базе SLA (Service Level Agreement).

• Сервис – стандарты. Соглашение об уровне сервиса (регламентированное SLA (от уборки до поставки канцелярии)— по стоимости, срокам, качеству.
• Компоненты сервисной модели.
• Разработка сервис – стандартов (спецификации).
• Цифровой учет. Организация цифрового учета.
• Метрики сервис – стандартов.
• Нормирование сервис – стандартов. 
• Пороговые значения метрик — как система раннего оповещения, а не инструмент наказания.
• Дашборды сервисной модели. Мониторинга в реальном времени.
• Мотивация персонала, Разработка уровней соблюдения SLA.

Практикум: Разбор метрик, порогов, дашбордов для сервисной модели АХО.

Оптимизации процессов обеспечивающих подразделений.

• Рассмотрении подходов оптимизации процессов обеспечивающих подразделений.
• Надо ли описывать процессы для их оптимизации.
• Примеры описания процессов обеспечивающих подразделений.

Практикум: Описание процессов при помощи кросс – функциональной нотации.

• Оптимизация процессов обеспечивающих подразделений по стоимости, времени, качеству.
• Бережливый офис. Виды потерь в офисе.
• Инструменты и примеры минимизации потерь в офисе.
• Что можно нормировать в офисе. Примеры нормирования.
• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях.

Практикум: Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений.

Оплата труда и стимулирование сотрудников АХО.

• Принципы разработки мотивационных схем персонала АХО.
• За что платить руководителю и сотрудникам АХО.
• Постоянная и переменная часть зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы.
• Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений.
• Материальная ответственность сотрудников АХО.
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.

Практикум: Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала АХО, включая различные варианты KPI. Рассмотрят схемы оплаты труда в условиях кризиса.

Контроль подразделений АХО.

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ.
• Отчетность служб АХО.
• Отчетность руководителя АХО.
• Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений.
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов.

Практикум: Как предотвратить перерасходы и соблюсти качество.

Выполнение специальных требований.

• Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, охрана труда, технические сооружения).
• Надзорные организации и работа с ними.
• Действия в случае визита надзорных органов.

Практикум: Обсуждаем инструкцию действий в случае визита надзорных органов.

День 4

Эффективная работа автотранспортного подразделения. Цели, задачи, направления развития (АТП)/службы.

• Анализ основных показателей, характеризующих деятельность АТП, транспортной службы.
• Анализ инструментов, направленных на достижение и поддержание на целевых уровнях показателей деятельности АТП, транспортной службы. 

Практикум: Слушатели проведут анализ и обсуждение целевых показателей на примере своих предприятий, подразделений.

• Направления повышения конкурентоспособности АТП, транспортной службы.
• Драйверы повышения эффективности АТП.

Практикум: Слушатели разработают программу мероприятий, направленную на повышение эффективности своих подразделений, служб.

Направления снижения затрат, себестоимости транспортных услуг.

• Зачем нужны программы сокращения затрат. На чем может экономить АТП.
• Повышение производительности труда (технические, организационные, социальные факторы). 
• Повышение показателей использования подвижного состава (коэффициент использования грузоподъемности, использования пробега).
• Контролируемое управление затратами. Какие затраты требуют особого внимания. 
• Зачем необходим контроль удельных затрат. Виды анализа.
• Анализ программ сокращения затрат зарубежных и российских автотранспортных компаний.

Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат, снижения себестоимости транспортных услуг для своих предприятий, служб.

Практика использования технологии «бережливое производство» в автотранспортном подразделении/ службе.

• Виды потерь, не добавляющие ценность в автотранспортном подразделении.
• Анализ причин простоев, резервы роста оборачиваемости транспортных средств.
• Примеры реализации системы управления (планирования, контроля) перевозками.
• Организация проекта борьбы с потерями на базе принципов 5S.

Практикум: Слушатели разработают программу борьбы с потерями, простоями для своих предприятий, служб.

Обеспечение максимального уровня отдачи от используемых активов.

• Направления повышения эффективности использования основных средств (управление сроками эксплуатации транспортных средств (ТС), повышение производительности ТС, ремонтного оборудования).
• Инициативы, направленные на ускорение оборачиваемости оборотных средств АТП.
• Планирование, бюджетирование и контроль.
• Организация планирования и инструменты контроля планируемых показателей.
• Планирование закупок, потребности в транспортных средствах (как управлять сроком службы ТС, какие виды автомобилей необходимы, универсальность/специализация, совокупные затраты на эксплуатацию).
• Планирование эффективного использования ТС. 
• Составление бюджета АТП, транспортной службы (ГСМ, ТО, ремонт, запчасти).
• Преимущества объектного бюджетного планирования и контроля.

Практикум: Слушатели рассмотрят примеры планируемых показателей деятельности автотранспортного подразделения, транспортной службы и инструменты их контроля.

Вывод на аутсорсинг автотранспортного подразделения, транспортной службы. Работа с подрядчиками.

• Критерии принятия решения.
• Примеры вывода на аутсорсинг транспортных подразделений.
• Критерии поиска и выбора поставщиков автотранспортных услуг.

Практикум: Слушатели разработают алгоритм вывода на аутсорсинг транспортного подразделения компании.

Диспетчеризация и маршрутизация.

• Основные задачи диспетчеризации.
• Особенности планирования и контроля использования транспортных средств.
• Отслеживание нахождения транспортных средств на маршруте. Решения на базе технологий ГЛОНАСС/GPS. Средства контроля соблюдения водителями режимов движения, труда и отдыха.

Оплата труда и виды систем премирования персонала АТП.

• Принципы системы мотивации персонала АТП.
• Материальная ответственность.
• Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто.
• Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для АТП. 
• Разработка системы KPI для подразделений АТП. 

Практикум: Слушатели на базе представленной методики разработают показатели эффективности KPI для подразделений автотранспортного подразделения.

Автоматизация управления автотранспортным предприятием.

• Примеры программных решений для комплексного управления автопарком: 1C РАРУС, ТРИМ, системы учета ТОиР и др.
• Оценка достоинств и недостатков программных решений.

Подведение итогов обучения. Разработка программы повышения эффективности подразделений слушателей.