Доступно в формате
онлайн-трансляции!
Перейти
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
Артикул: МС24117
В рамках курса слушатели получат комплексные знания об организации документооборота в организации с учетом новаций законодательства, узнают о современных требованиях ведения делопроизводства, получат практические рекомендации по вопросам управления документами, внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Вид обучения
Формат обучения
Дата и время
Место проведения
г. Москва, ул. Золотая, д. 11, бизнес-центр «Золото», 5 этаж. Всем участникам высылается подробная схема проезда на семинар.
Документы по окончании обучения
По итогам обучения слушатели, успешно прошедшие итоговую аттестацию по программе обучения, получают Удостоверение о повышении квалификации в объеме 40 часов (в соответствии с лицензией на право ведения образовательной деятельности, выданной Департаментом образования и науки города Москвы).Что входит в стоимость
Методический материал, кофе-паузы.
Для кого предназначен
Руководителей служб ДОУ, руководителей архивов предприятий и организаций различных организационно-правовых форм, сотрудников канцелярии, секретариата, общих отделов, секретарей, помощников руководителей, референтов, персональных ассистентов, офис-менеджеров, делопроизводителей, документоведов и архивариусов.Цель обучения
- Изучение действующего законодательства и нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела.
- Формирование компетенций в области нормативного регулирования работы с документами.
- Ознакомление с методами анализа и оптимизации основных делопроизводственных операций.
- Актуализация практических навыков составления и оформления основных видов управленческих документов.
- Изучение современных правил ведения деловой переписки.
- Формирование практических навыков в области текущего оперативного и архивного хранения документов.
- Ознакомление с методами оптимизации документооборота.
- Получение сведений о современных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов.
- Изучение правил применения электронных подписей в электронном документообороте.
Особенности программы
Курс соответствует профессиональным стандартам «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (регистрационный номер 37509, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2018 № 276н).
Результат обучения
В результате обучения участники курса приобретут практические навыки:
- Реализации нормативных требований к организации процессов документирования и технологии делопроизводства.
- Документирования управленческой деятельности и работы с документами системы организационно-распорядительной документации.
- Организации и оптимизации документооборота организации.
- Организации приема, регистрации и рассмотрения документов.
- Организации контроля исполнения документов.
- Организации текущего оперативного хранения документов.
- Разработки и ведения номенклатуры дел.
- Подготовки дел к архивному хранению.
- Проведения экспертизы ценности документов, составления описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению.
- Реализации типовых функциональных требований к системе электронного документооборота (СЭД) и системе хранения электронных документов (СХЭД).
Отдельные программы в рамках курса
- Специалист архива организации
- Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения
- Современные технологии электронного документооборота
Обучение возможно отдельно по каждой программе.
Программа обучения
День 1.
Нормативное регулирование и организация системы делопроизводства.
- Система законодательных и нормативных правовых актов. Цель внешнего регулирования — обеспечить соблюдение действующего законодательства, общегосударственных норм и правил работы с документами.
- Полномочия Росархива в области нормативного регулирования делопроизводства и архивного дела.
- Степень обязательности и проблемы внедрения Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71). Особенности применения общегосударственных требований в коммерческих организациях.
- Национальные стандарты Российской Федерации в области документирования, управления документами и работы с электронными документами. Стандарты ГОСТ Р ИСО. Базовый стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1 — 2019. Семейство стандартов серии ГОСТ Р ИСО 30300.
- Нормативные документы в области архивного хранения документов.
- Правила оформления документов на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Делопроизводство как технология. Принципы организации документооборота.
- Принципы организации документооборота. Понятие о документообороте. Правила организации и критерии оценки. Анализ документооборота, учет объёма документооборота, справки и сводки об объёме документопотоков в бумажной и электронной форме.
- Приём и предварительная обработка поступающих документов. Приём электронных документов и сообщений. Предварительное рассмотрение поступающих документов, полномочия секретаря или службы делопроизводства. Регистрация документов. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов. Направление документов на исполнение. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
- Работа исполнителей с внутренними документами. Регламентация процедуры согласования проектов документов. Параллельное и последовательное согласование. Полномочия исполнителей и руководителей подразделений.
- Контроль исполнения документов и поручений. Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Полномочия ответственных исполнителей. Контроль исполнительской дисциплины, справки и сводки по срокам, исполнителям и подразделениям. Формирование показателей оценки деятельности (отчеты).
- Обработка и регистрация отправляемых документов.
День 2.
Современные требования к управленческим документам. Система и подсистемы организационно-распорядительной документации. Составление и оформление отдельных видов документов.
- Система локальных нормативных актов организации в области делопроизводства.
- Алгоритм разработки инструкции по делопроизводству на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25 декабря 2020 года № 199). Проблемы структуры и объёма документа. Управление инструкцией как документом, обучение исполнителей. Актуализация действующей инструкции по делопроизводству при внедрении электронного документооборота
- Другие организационные документы. Назначение документов: положение, правила, инструкция, регламент.
- Распорядительные документы, издаваемые на основе единоначалия. Приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжение, поручение (указание) — типовой формуляр, оформление, структура текста, срок действия, формы представления.
- Распорядительные документы коллегиальных органов управления. Протокол, постановление, решение — требования к оформлению, структура текста, срок действия, формы представления.
- Составление и оформление справочно-информационных документов. Акт, справка, служебная (докладная, объяснительная) записка, заявление — типовой формуляр, реквизиты, требования к оформлению, структура текста, формы представления.
- Понятие о деловой переписке. Классификация видов и разновидностей писем. Общие правила оформления реквизитов и требования к структуре текста. Виды бланков для писем. Бланки писем как элемент фирменного стиля. Главная функция служебного письма — успешная коммуникация. Структура текста письма в рамках управленческих коммуникаций. Речевые формулы вежливости. Языковые особенности служебных писем и слова — «метки» конкретных разновидностей писем.
- Требования к стилистике электронных сообщений. Переписка по электронной почте.
День 3.
Документальный и архивный фонды организации. Нормативные требования к организации текущего оперативного и архивного хранения документов.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Обязательность архивного хранения документов в течение нормативных сроков.
- Понятия «документальный фонд», «архивный фонд», «архивный документ». Ответственность за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов. Ответственность за осуществление текущего хранения и обеспечения сохранности. Документы организации — актив, имеющий ценность.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росарив 31.07.2023 № 77). Проект новой версии Правил.
- Перечни документов со сроками хранения. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и Инструкция по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Сроки хранения документов в бумажной и электронной форме.
- Принципы, критерии и этапы экспертизы ценности документов. Создание экспертной комиссии организации. Примерное положение об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43). Организация и документирование работы экспертной комиссии.
- Роль номенклатуры дел в систематизации документального фонда. Типы и виды номенклатур дел. Методика и организационные процедуры разработки и ведения номенклатуры дел. Дополнение к номенклатуре дел. Значение номенклатуры дел для составления описей документов. Номенклатура дел как классификатор в системе электронного документооборота.
- Архивный фонд организации и установление его границ. Положение об архиве или положение об архивном хранении документов. Документы филиалов, представительств и отделений: их место в архивном фонде головной организации. Ответственность за архивное хранение документов.
- Контроль за соблюдением сроков хранения и обеспечением сохранности документов. Полномочия уполномоченных архивных органов. Административная ответственность за несоблюдение сроков хранения.
- Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
- Система учетных документов архива. Состав основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов. Дело фонда. Виды описей дел. Методика составления описей дел электронных документов.
- Комплектование архива организации. Список структурных подразделений-источников комплектования.
- Порядок подготовки дел для передачи в архив (на архивное хранение). График приёма-передачи. Архивно-техническая обработка, составление внутренних описей дел. Оформление обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
- Описи дел структурных подразделений и проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Годовые разделы сводных описей и сводные акты.
- Использование архивных документов в управленческой деятельности и в целях защиты социальных прав граждан. Порядок выдачи архивных документов по запросам уполномоченных государственных органов и контроль за их возвратом.
Архив научно-технической документации.
- Организация архива научно-технической документации. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155, зарегистр. Минюстом России 12.03.2021 № 62735): характеристика нормативного правового акта. Основные положения.
- Электронный архив научно-технической документации (НТД) как часть корпоративной информационной системы (КИС). Особенности электронного архива НТД. Взаимодействие службы делопроизводства, архива и службы НТД.
День 4.
Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения.
- Регулирование архивного хранения документов в электронной форме. Понятие «архив электронных документов». ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и др. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. N 77. (экспертный комментарий). Перспективы развития нормативной базы.
- Требования к архивному хранению ЭД. Функциональные требования к системам хранения ЭД. Аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования ЭД: технологии защиты; технологии обеспечения долговременной сохранности ЭД; поддержка миграции и конвертации; форматы хранения.
- Стандарты, руководства и методические рекомендации. Особенности экспертизы ценности электронных документов.
- Подходы к организации архивного хранения электронных документов.
Технологии создания электронного архива и электронного хранения документов.
- Оцифровка бумажного архива. Целесообразность и перспективы оцифровки. Электронный дубликат архивного документа. Конвертация документов. Электронные дубликаты документов на бумажном носителе. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД.
- Организация процесса передачи оцифрованных документов.
- Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива.
- Услуги «архивного» аутсорсинга. Использование «облачных» технологий.
День 5.
Построение электронного документооборота.
- Краткий комментарий изменений в законодательных и других нормативно — правовых актах, регулирующих ЭДО и архивное хранение.
- Законодательная база, регламентирующая использование электронной подписи.
- Федеральный закон No 63 «Об электронной подписи»: практика применения и анализ проблем.
- Изменения в Закон No 63-ФЗ. Федеральные законы от 8 июня 2020 г. No 166-ФЗ и от 2 июля 2021 г. No 359-ФЗ.
- Правовая база работы удостоверяющих центров и применения простой и усиленных ЭП, применение усиленной квалифицированной электронной подписи.
- Федеральный закон от 27.12.2019 No 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и ст.1 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и Муниципального контроля».
- Совершенствование законодательства, регламентирующего использование ЭП. Планируемые изменения в Закон No 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Правила конвертации электронных документов, а также порядок их хранения и создания электронных и материальных дубликатов законопроект No 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон „Об информации, информационных технологиях и о защите информации“ и отдельные законодательные акты»). «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности» и план мероприятий по её реализации, утв. Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол президиума от 25.12.2020 No 34).СЭД как инструмент управления документами. Электронные документы в деловой деятельности.
Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77). Функциональные требования к СЭД. Современная оценка эффективности применения.
Критерии выбора системы электронного документооборота и систем хранения электронных документов («электронный архив»). Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей.
Новые технологии в применении систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.
Методика внедрения СЭД. Роль службы делопроизводства в реализации проекта по внедрению СЭД. Разработка локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации в области электронного документооброта.
Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации. Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД, СУД (системы управления документами) и КИС (корпоративной информационной системы).
Преподаватели
Отзывы о прошедших мероприятиях
Программа целостна. Доступна, познавательна, актуальна. Особенно понравился электронный архив, электронные подписи.
Бельчикова Н. В.
Начальник отдела, Концерн Титан-2 АО
Всё замечательно! Спасибо! Новое практически всё. Теорий и знаний в работе оказалось мало, очень много полезной информации.
Глухова Ю. М.
Руководитель направления по документообороту, Новые облачные технологии ООО
Доступность изложения информации, интересное общение и приводимые примеры, и ассоциации.
Андрюшкевич Т. В.
Советник министерства финансов, Министерство финансов Карачаево-Черкесской Республики
Доступная программа, интересно. Интересны были темы: служба ДОУ, архивное хранилище, законы, ГОСТы.
Семина Н.В.
Специалист административного отдела, ФГБУУСЗ при Министерстве сельского хозяйства РФ
Программа понравилась. Доступна, актуальна, информативна. Интересно было узнать об архивном деле.
Васильева Н.Ю.
Ведущий специалист, АО "Мосводоканал"
Программа очень интересная и обучение вдохновило пойти на второе высшее. Новой была информация об архиве.
Паршина Л.С.
Специалист 2ой категории отдела делопроизводства, АО "Мосводоканал"
От курса остались самые положительные впечатления. Понравилось сочетание теории с практикой. Получила исчерпывающую информацию по теме. Сама организация семинара хорошая. Месторасположение учебного центра удобное. Очень благодарю за предоставленную возможность получить новые знания.
Цакаева А.Х.
Начальник отдела кадров, ОАО «Чеченнефтехимпром»
Было очень интересно. Лекции содержательные. Преподаватели - бесподобные, "живые", эрудированные. Считаю, что материала по теме было предоставлено достаточно и дополнительного не требуется.
Хасаева Р.Ш.
Главный специалист Отдела кадров, ОАО «Чеченнефтехимпром»
Большой объем полезной и нужной информации. Очень интересные и опытные преподаватели. Спасибо огромное Дорониной Л.А. и Овчиевой Ю.А.! Всего им самого лучшего! Спасибо большое работникам центра за дружелюбное отношение к аудитории.
Макарова Е.В.
Специалист по документообороту, Филиал акционерного общества упрощенного типа с единственным участником «АНТРПОЗ Проже» (Франция)
Курс оказался очень полезным. Преподаватели хорошо донесли материал до аудитории.
Анискевич С.Г.
Менеджер отдела информационных систем, ЗАО «Современные технологии»