Секретарь-администратор, помощник руководителя
Артикул: МС22967
Целью программы профессиональной переподготовки является получение новой квалификации «Секретарь-администратор, помощник руководителя» и системных знании в области административно-хозяйственной и вспомогательной деятельности по обеспечению функционирования организации, а также деятельности по информационно-коммуникационной поддержке руководителя.
Вид обучения
Формат обучения
Документы по окончании обучения
Образец Диплома о профессиональной переподготовке
Что входит в стоимость
Методический материал.Для кого предназначен
Руководителей секретариата, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения, секретарей, референтов, персональных секретарей секретарей службы ресепшн, помощников руководителя, служащих, занятых приемом и информированием посетителей.Цель обучения
- совершенствование профессиональных навыков в оптимизации методов документооборота в организации;
- повышение личной эффективности и коммуникативных навыков;
- освоение основных современных принципов организации делопроизводства и документооборота;
- освоение основных принципов информационно-справочной работы;
- получение навыков организации эффективной ежедневной деятельности руководителя.
Особенности программы
Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией 07.002.
Продолжительность обучения по программе составляет 260 академических часов.
Срок обучения — 9 недель.
Дата и время проведения: обучение начинается после оформления договора с момента оплаты.
Дистанционная форма обучения позволяет любому слушателю без отрыва от работы, без финансовых и временных затрат на командировки получить полный объем знаний по теме обучения и документ о дополнительном профессиональном образовании. Достаточно наличие компьютера с доступом в Интернет, без дополнительных программ и настроек.
В рамках программы переподготовки слушатели получат доступ к системе электронных образовательных ресурсов, включающей презентации материала, нормативную базу, практические задания с разбором решений, видеолекции, тесты, примеры и образцы документов, учебно-методические материалы.
По окончании обучения и успешного прохождения итоговой аттестации выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца.
Диплом дает право на ведение профессиональной деятельности по документационному обеспечению организации.
Формы аттестации: опрос, защита результатов стажировки, решение заданий (кейсов). Итоговая аттестация: тестирование, подготовка и защита аттестационной работы. Аттестация включает очную консультацию и собеседование с преподавателем в Москве либо консультацию и собеседование с преподавателем по скайпу (телефону, видеоконференцсвязи) без приезда в Учебный центр.
Результат обучения
Планируемые результаты обучения:
- совершенствование организационно-административной деятельности;
- проведение анализа ошибок в оформлении организационно-распорядительной документации компании: писем и других документов;
- навыки редактирования текстов служебной записки, письма;
- навыки делового этикета, тайм-менеджмента;
- повышение эффективности работы с документами;
- системные знания по организации документооборота и административной поддержки руководителя: планирования рабочего дня руководителя и решения организационных вопросов рамках своей компетенции;
- практические навыки по организации деловых встреч и протокольных мероприятий;
- освоение методик построения эффективной системы планирования рабочего дня руководителя.
Программа обучения
Модуль 1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Планирование рабочего дня секретаря.
- Специфика основной деятельности организации.
- Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации.
- Основы тайм-менеджмента — принципы и правила планирования рабочего времени. Самоменеджмент.
- Особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях).
Организация телефонных переговоров руководителя.
- Ведение базы телефонных контактов руководителя.
- Соединение руководителя с конкретными абонентами.
- Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя.
- Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков.
- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
- Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
Организация командировок руководителя.
- Порядок подготовки и проведения командировок.
- Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя.
- Оформлять авансовые отчеты руководителя.
- Обработка документов и материалов по результатам поездки руководителя.
- Обеспечение работы офиса во время отсутствия руководителя.
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
- Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных.
- Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия.
- Составление сметы расходов.
- Основы написания речей и докладов руководителя.
Организация исполнения решений, контроля исполнения поручений руководителя.
- Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения.
- Принципы, способы информирования сотрудников.
- Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности.
- Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур.
Организация и поддерживание рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
- Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты.
- Основы эргономики офиса и флористики.
- Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений.
Разработка ЛНА, регламентирующих работу секретаря.
- Разработка должностной инструкции секретаря.
- Разработка положения о секретариате.
- Разработка инструкции по делопроизводству.
Организация работы с документами в приемной.
- Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов.
- Подготовка документов для рассмотрения руководителем.
- Учет документов, поступающих на имя руководителя.
- Организация доставки документов исполнителям.
- Создание и ведение базы данных документов руководителя.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Контроль исполнения документов и поручений руководителя.
Составление и оформление управленческой документации.
- Виды документов, их назначение.
- Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего).
- Правила подписания и утверждения документов.
- Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем.
- Основы документной лингвистики.
Обеспечение руководителя информацией.
- Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
- Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации.
- Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате.
- Критерии систематизации информации для создания баз данных. Формирование и использование баз данных в организации.
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.
- Информирование работников организации о решениях руководителя. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации.
- Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
- Организация встреч трудового коллектива с руководством.
- Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.
Модуль 2. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя.
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
- Внутренняя и внешняя политика организации. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними.
- Принципы и методы администрирования.
- Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков.
- Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями.
- Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений.
- Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
- Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем.
- Подготовка информационно-аналитических материалов.
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
- Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя.
- Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем.
- Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов.
- Подготовка презентаций по указанию руководителя.
- Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя.
- Встреча участников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведение записей переговоров.
- оставлять план поездки руководителя.
- Как работать в режиме многозадачности или с большим объемом информации.
Организация исполнения решений руководителя.
- Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя.
- Координация деятельности по исполнению решений руководителя.
- Контроль исполнения решений руководителя.
- Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.